Onfolio

Sinds enige tijd functioneert op de Haagse Hogeschool een Community of Practice "Informatievaardigheden": een platform voor het delen van kennis en ervaringen waar HHS-medewerkers van heel verschillende opleidingen en diensten op vrijwillige basis aan deelnemen. Een van de deelnemers attendeerde ons op Onfolio, een softwaretool voor het vastleggen en beheren van (digitale) informatiebronnen. Uiteraard zijn er momenteel al heel veel hulpmiddelen om online je bookmarks te beheren maar Onfolio heeft toch wel wat meer in huis en is de moeite van het bespreken waard.

Om te beginnen moet worden opgemerkt dat Onfolio uitdrukkelijk bedoeld is als hulpmiddel bij Research en dat het dus academische pretenties heeft. Die maakt het ook wel waar, in die zin dat de gegevens die je van ieder item kunt vastleggen, aansluiten bij de wetenschappelijke praktijk van universiteiten en onderzoeksinstituten. Daarnaast zijn er uitvoermogelijkheden volgens gangbare citatiestijlen zoals APA, MLA en Harvard, én kunnen referenties worden geëxporteerd om ze vervolgens te gebruiken in EndNote of een ander bibliografisch hulpprogramma.
Uitgangspunt van het gebruik van Onfolio zijn zogenaamde 'collecties' die zelf weer opgedeeld kunnen worden in een onbeperkt aantal folders en subfolders. De look and feel is die van de Windows verkenner maar gelukkig voegt de software daar wel een full text zoekmogelijkheid aan toe. Het toevoegen van items aan een collectie c.q. folder gaat met één druk op de knop, maar uiteraard moeten daar nog wel gegevens aan toegevoegd worden als je de beschrijvingen volledig wilt krijgen.


Het meest enthousiast ben ik echter over het feit dat je aan Onfolio ook documenten van je eigen desktopmachine kunt toevoegen. Dat stelt de researcher dus in staat om alle documenten met betrekking tot een project in één collectie te beheren: zowel de externe literatuur als de opdrachtformulering, de overzichten van eigen onderzoeksresultaten, concept versies van het rapport enzovoorts. Dat zou je bijvoorbeeld kunnen doen zoals op bovenstaande schermafdruk.
En aangezien je collecties uit Onfolio ook kunt plaatsen op een netwerkschijf waarbij verschillende gebruikers dan tegelijk kunnen werken met de daarin opgeslagen documenten, kan Onfolio dus ook gaan functioneren als een collaboration-tool.

Ik heb de trialversie van Onfolio gisteren gedownload en ben er vanochtend wat mee aan de slag gegaan. Het werkt echt heel handig. Het gebruik in een netwerkomgeving kan ik helaas niet uitproberen. Wel heb ik de korte tijd dat ik er mee heb geoefend twee dingen opgemerkt die me wat tegenvallen. Om te beginnen is het eigenlijk niet mogelijk om beschrijvingen van hard copy documenten op te nemen aangezien de capture-functie is gebaseerd op het vastleggen van een url of een digitaal document. Als je toch een analoog document in je bronnenlijst wilt opnemen moet je dus het trucje uithalen om in een bestaande database een beschrijving ervan op te sporen en vervolgens díe url toe te voegen. Een andere mogelijkheid is om alleen een image van de cover naar Onfolio te 'plakken'.
Een tweede opmerking betreft de uitvoer van rapporten of lijsten met referenties. Zoals al gezegd kan dat volgens een aantal bestaande citatiestandaarden. Het gekke is dat de url van digitale documenten dáárin niet wordt meegenomen (zie ook de eerste titel op de schermafdruk). Dat is toch heel eigenaardig, of zie ik hier iets over het hoofd?

Tenslotte: Chris Sherman schreef op 15 maart 2004 al over Onfolio op SearchEgine Watch. Dat ook hij heel enthousiast was zegt natuurlijk ook wel iets.